「ムリ・ムダ・ムラ」は仕事停滞の主な原因

仕事が何等かの理由で、止まってしまう場合、そこにある理由について考えてみます。
そこにあるのが、「ムリ・ムダ・ムラ」です。
仕事をより効率的に進めるには、こうした原因を取り除かなければいけません。
今回は、業務改善のために、どのようにしてこうした仕事停滞の原因を取り除けばよいのか、調べてみました。

ムリを省く方法は作業軽減

ムリは作業量を軽減することが省く方法です。
人数が足りなかったり、仕事に合う人選をしていなかったりすると、そこにムリが生じます。
ムリが生じれば、業務が滞ってしまうこともあるでしょう。
こうしたことは、作業軽減などで、なくすべきです。

ムダは3つの方法で省く

ムダの方は、「ゼロにする、少なくする、変化させる」という3つの方法をとります。
たとえば、同じ作業を2回しないとか、情報が正しいかどうかの確かめを少なくする、業務のやり方を変えるという方法で、ムダを削除することが可能です。
職員同士で、いろいろと考えていけば、よりよい方法も見つかるでしょう。
ムダなことをしなくなれば、業務は円滑に進みます。

作業の仕方を皆同じにするとムラが減る

ムラも仕事を進めるうえで、大きな問題です。
ムラは、ムダやムリを合わせたマイナス部分なので、かなり深刻な問題になります。

考えられる方法は、仕事の仕方を統一することです。
つまり、人によって異なる仕事の進め方を、皆同じ方法にします。
そうすることで、仕事の処理の時間が大体同じになり、改善も統一できるので、効率の良い作業ができるでしょう。

手順と効果について

上記のことを実現する手順を、ご紹介します。
まずは、現状がどのような状況であるのか、確認しましょう。
その際は、ヒアリングや業務表などを活用します。

次に現状の問題点を挙げ、それについて追及するのです。
どの問題はなぜ、生じたかということをよく考えましょう。

そして、改善するためのポイントを考えます。
その際、困ったことをゼロにする、減らす、良い方向に変える、実際に関わった人に聞くということが大事です。
そこから、ムリやムダやムラをピックアップします。
良い方向に変えることは、この中で一番大変な課題ですが、ネットなどをうまく使うと、今までより短い時間で、仕事ができるようになるでしょう。

さらに、上記のポイントをまとめて、計画を立てます。
その時には、目標を掲げて、それに見合う改善すべきポイントを見つけ、改善することを計画に入れましょう。
そのような計画ができたら、さっそく実行します。

こうした対策の効果もご紹介します。
たとえば、FAXや電話のやりとりをなくしWeb活用したことで、今までの半分の時間で仕事が終わるようになったという企業がありました。
また、システムの同謬で、見積書のチェックが楽になり、残業がなくなったという企業もあるのです。
参考になさってください。

日本は働きすぎ？働き方をそろそろ考える時期

日本人はなぜこんなにも働くのか？と海外の方から聞かれたこともありますが、確かに日本人は仕事とプライベートの区別がついていないといえるのかもしれません。
もっとゆとりをもって仕事が出来ればと思いますが、ゆとりどころではなく、これから「人間の仕事が少なくなっていく」という事が考えられるのです。

人間の仕事が少なくなっていくというのは、「AIの出現」によってより現実味を帯びてきました。
AIというのはみなさんもご承知の通り、人工知能です。
想定の4倍という速度で普及が進んでいるという事がいわれており、日常生活はもとより仕事上でもAIの利用が多くなっていくのではないかといわれています。

実はこうしたことが近い未来におこるであろうと予想して、AIが大量に利用されるようになった場合に利用を考えたい最低限所得保障について議論されるようにもなっているのです。
AIが人のビジネスの中に入り込んできたら、実に7割もの仕事が奪われるのではないかとされており、アメリカなどでは20年くらい先、雇用者の50%近くの仕事がコンピューター化、つまりAI化され、人は洋なしとなるのではないか、など想像している方々も多いのです。

これから考えていきたい自分の働き方と将来

ギスギス働く時間が終わり、AIが導入されるようになれば人の雇用も少なくなる、若しくは残業などもなくなり、休日がふえる可能性もあります。
しかしお給料という面ではどうなのか？という不安感の否めません。
こうした時、現在副業をすでにされている方も多いのですが、自分が自由になる時間を使い、副業や趣味などを謳歌するという事も考えていくべきです。

AI導入で人の雇用が少なくなるかもしれないということが将来、いつどの時点で起るのかということはわかりませんが、こうした時間は自分で作る事もできる、と考えられます。
現在、副業をこなされている方の中にも、本業の残業をなるべくしないようにし、副業を行う時間を自分で作るという事を行っている方も多いのです。

こうした時間を持つことは、自分が好きな事を出来る時間にあてる事も出来、また副業で行っていることを将来、本業にしたいという願いがあれば、その鍛錬に利用する事もできるという事になります。

残業をゼロにすることが本当にできるだろうか

有意義な毎日、将来を見据えた毎日を送るために、残業はしない（できる限りしないようにする）と決めると、おのずと日中の仕事に集中でき、時間内で効率よく仕事を行う順序などを考えるようになります。

継続的によい仕事を良い状態でできる、本業も、副業また趣味なども自分が思うようにできているという生き方は、忙しく時間が全くないように見えても非常に充実していて、本人にも精神的ストレスが少ないのです。

常に緊急な事、トラブルなどが起る事を予測しておき、そのトラブルに対応するための対処について、日頃からしっかり考えておけば、問題発生時にもあわてることなく、最短の時間で対応できます。

時間がない・・・・という人は今一度、自分の仕事の仕方をよく考えてみてください。
時間がないのではなく作るのが下手という事もあります。

本当にアウトソーシングが必要なのか

業務を外部の企業等に委託するという事を検討する企業が多くなっていますし、実際に外部に業務を委託しているという企業も少なくありません。
ほとんどの企業がほぼ同じ業務を毎日こなしているので、慣れてくれば効率よく動けるようになりますが、効率よく動けるようになっても残業が減らない部署もあります。

どのような業務なのか、企業によって違いがあると思いますが、経理という部署は常に同じことの繰り返しでも業務量が多く、ソフトがあって以前よりは業務が減ったとはいえ、金銭を扱う部署となりますので気を使いつつ、時間もかかるという大変な部署です。

こうした部署で現在よりも効率よく業務を遂行するために、是非知ってほしいのがショーっとカットキーの利用、ボタンのカスタマイズなどです。

普段利用する事が多いオフィスのショートカットキーを多用する！

エクセル、ワード、パワーポイントなどはどの業務でもかなり利用されるソフトだと思いますが、実はあまりショートカットキーを利用されていないという現実があります。
業務効率化を考えるとショートカットキーはとても便利で、時短テクとなりますので、覚えてしまえば楽々作業ができるようになります。

すでにご存知かと思いますが、コピーにCtrlとC、ペーストにCtrlとV、切り取りはCtrlとX、これは基本として覚えておくと便利です。
コピーやペーストはネットを利用される方にとって何度もいじる場所となるので、マウス操作ではかなり時間がかかります。

ショートカットを利用してコピー、貼り付けを行う場合、例えばエクセルならマウスで選択してCtrlとCを利用しマウスで移動、そしてCtrlとV、数秒で終わります。
ショートカットを利用せずマウス操作する場合、マウスで選択して右クリックしてマウスで移動して、また右クリックして貼り付けるという作業です。
数秒の差・・・とはいえこの作業を繰り返し行う方にとって、塵も積もれば山となるで最終的にかなりの時間差となるはずです。

ボタンをカスタマイズすると非常に効率がよくなる

次にボタンのカスタマイズです。
この方法は様々な方法があるのですが、一番便利なのが、よく利用するコマンドを利用しやすいエクセルの一番上に表示させるという方法です。

エクセルのマークがある下、リボンの部分を右クリックするとクイックアクセスツールバーのユーザー設定という所が出てきます。
そこでよく利用するコマンドを選択し、追加をクリックするだけで、エクセルの一番上部分に、リボンを表示しなくても普段よく利用するコマンドが出てきます。

この様に、自分が使いやすいようにボタンをカスタマイズするというだけでも、かなり作業効率がよくなると考えられます。
ショートカット、ボタンのカスタマイズを利用すれば今よりもずっと作業効率のいい業務ができるのではないでしょうか。

会議に出てくるうんざりするような資料って本当に必要？

業務の遂行、現状、また経営状態などを考慮するためなど、会議というのは常にビジネスの主軸となるものです。
企業の一員として会議に参加する事で、今どのようなプロジェクトが動き、また実行されているのかを把握し、新たな展開となる新プロジェクトについての協議など、会議は企業にとって必要不可欠なものです。

この会議ではそれぞれの部署、かかわってきているプロジェクトチームなどが報告、またこれからの動きなどについて資料を作り説明します。
この資料の出来が、今後プロジェクトに取り掛かれるかどうかを左右する事にもなりますし、出来が悪ければもう一度練り直せと指令が来るわけで、会議資料を作るというのは大変なこと、それは理解できます。

しかし、あまりにも多量な時間を費やして会議資料作りに没頭するというのはどうでしょう。
会議の資料を作るための担当すらいるような時代ですが、本当にそのような担当者が必要となるのでしょうか。

会議の意味を理解する事が必須

会議資料を準備する時、必ずそこには資料の必要性、なぜ必要になるのか、いつまでに必要なのかなど、資料に関する情報が欲しくなります。
会議はただ雑談する、コミュニケーションをとるという場ではなく、何かの目標に向かって共に進んでいくために行う事で、企業内部の人以外参加せず、ある程度、業務内容の主軸にいる人が参加するはずです。

という事は、その会議に参加する人は、会議の基礎となる内容についてはわかっているわけで、これまでのプロセスなどは説明する必要もありません。
これから何をしていくのか、資料についてはこれから必要な事が記載されていればいいわけです。

こうしたことを考えると何も分厚い会議資料を用意し、それを参加する人が一から読んでいかなければならないという事もなく、簡素化する要素はいくらでもありそうです。

会議の目的に沿って必要なら資料の準備をすればいい

実際、会議によっては目的によって資料が全く必要ない、という事もあります。
ただこの件について意見が欲しいという場合、議事録が必要となっても元の死霊は必要ありません。
内容を把握していることに関しては、何も資料を無理やり作る必要もありませんし、何か意見が欲しいという事を前もって伝えておけば、その意見を会議の際に発表してもらい、お互いにその意見について共有しておけばいいという考え方もあります。

実際、会議資料を作るということで何時間も何日も費やして30分で終わる会議に利用するという無駄な労力を使っている場合もあります。
会議についても会議に参加している人が、意味がない会議だ・・・と感じてしまえば、その会議の目的もぶれてしまうわけで、資料についても会議の内容についても、また会議に利用する時間についても、よく考える事が必要でしょう。

だらだらと長い意味のないような会議では、時間を無駄にするだけです。
目的を明確にし内容を絞って会議を行う事で集中した会議が出来、なおかつ、目的が明確であれば資料もそれほど時間をかけて分厚いモノを作る必要もありません。
的を得た会議・資料を準備し、内容が濃く時間が短い会議というのが理想ではないでしょうか。

アクションプランってよく聞くけど、どういう事をいうの？

最近、仕事でもそうですが、学生の中でもアクションプランという言葉を使うようになってきています。
そもそも、アクションプランとはどういうものなのか、これがよくわかっていない樋人も少なくありません。

アクションプランは何かの目標や事業計画のため、何をいつまでにどうすればいいのかという内容を決定し、その目標や事業計画に携わる人が理解し、その上で進捗を把握しながら目標達成に向かっていく、という明確なスケジュールの事をアクションプランといいます。

こうしたアクションプランがどうして必要なのか、また現在、企業にとって非常に重要なものとして理解されているのはなぜなのでしょうか。

アクションプランの必要性とは

なぜアクションプランが重要なのかというと、プランを立てるだけだと、目標を立てることで満足してしまう可能性が高いからです。
実際に、その目標を達成するためには、途中でこれはちょっとまずいぞというトラブル的なものもあるはずですし、思い通りにいかない事も出てきます。
最終的にその目標が実行できたところで、初めてプランがしたことになりますが、プランを実行するに当たり、綿密に計画を立てその中で動きが本当に正しいものなのか、把握しながら進んでいくことが必要です。

その為にアクションプランでは目標達成に動くすべての人間がアクションプランの内容を熟知し、全員が参加することで初めて計画を実行する事が出来ると考えます。
ただ計画して何となく理解し、じゃ、頑張りましょうかという事ではないのです。

どの位現実性を持った綿密なアクションプランを考える事が出来るか、目標達成、事業計画を現実に出来るものとするためには、トラブルも途中出てくる問題などにも回避できるような綿密な計画を立てる事が成功の秘訣となります。

アクションプランの立て方

まずは目標にあったアクションプランを立てる必要がありますが、その中で主軸となるのは、経営において成長や利益を考えることができる計画なのか、消費者、取引先などから見て、魅力あるプランとなっているのか、プロセスが細かく寝られているのか、そこに開発、改善など人材が学習し成長できる要素があるのか、といったことを明確にしておく必要があります。

こうしたビジョンが明確にできたら、次に指標をより具体性をもって作っていきます。
ここでポイントとなるのが、数値化して視覚的に理解できる要素を作っておくことです。
例えば売上はどのくらいを目標とするのか、利益率はどこまでアップを目標とするのか、さらに顧客満足度についてどのくらいまで向上できるか、原価の効率性をよりよいものとできるのか、こうしたことは数値化できます。

数値化する事でより目標が明らかになり、そこに向かっていく過程でも、何に問題があるのか、数値を見て一目瞭然にわかるアクションプランにすることができます。
アクションプランは実行していく、取りかかれば一気に事が動いていくものですが、アクションプランが出来上がるまで、そう簡単に考える事が出来るというものではありません。

アクションプランが綿密に柔軟性をもって作られているからこそ、目標に向かいそれを達成していくための行動ができるのです。

マルチタスクは実は良くない

仕事の効率のよい仕方の1つとして「マルチタスク」というものが言われることがあります。
マルチタスクというのは、同時にいくつかの仕事をこなすことによって、時間的効率を向上させる、というものです。
最近ではコンピュータのCPUなどはマルチタスクが可能になっているものが多く、確かに効率よく仕事が出来るようになりました。
しかし、人間の脳はコンピュータとは違います。

実は人間の脳というのはマルチタスクには向いていません。
1つのことに集中する能力は高いものの、2つ以上のものにとりかかると急激に能力が落ちると言われています。
2つのことをした場合、1につき50％落ちてトントンになるのではなく、80％以上落ちてマイナスとなると言われています。

さらに、マルチタスクを多用していると脳にダメージが募り、認知症などを招くのではないか、という研究結果もあります。
長年に渡って行い続けていると戻れない状態になってしまう可能性もあります。

マルチタスクからシングルタスクへ

では、マルチタスクが常態化している人が、シングルタスクへ移行するにはどうすれば良いでしょうか？
まず重要なのは、「取捨選択」をし「優先順位」を付けることです。
同時にやるのではなく、先にやるべきことはどれなのかを判断することが重要だということです。

そのため、まずは「やるべきこと」をリストアップしましょう。
これをTo-Doリストと言います。
そのリストのなかで順位をつけ、その順番でタスクをこなしていきましょう。
こうすることで1つのことに対する集中力が上がり、100％の力を発揮できるようになります。

また、休憩を取るのも重要です。
脳を休めることで、再び活動の活力を高めることが出来ます。

集中が出来ない人へ

集中して何かをするのと、そうでないのとでは効率が大きく違います。
ただ、この集中というのが得意な人もいれば、苦手な人もいることでしょう。
そこでここでは、集中するための方法、集中力の高め方について紹介します。

まず重要なのが、精神状態を整えることです。
目の前のことに集中するためには、別の心配事がない、ということが大前提となります。
同時に、感情的になっている時も集中するのは難しいと言えます。
自分なりに他の問題を処理する方法を見つけることが重要で、瞑想などを取り入れてみると良いでしょう。

同時に、環境を整えることも重要です。
例えばすぐにゲームがしたくなってしまう環境や、漫画が読みたくなってしまう環境、テレビが見たくなってしまう環境で集中するというのも酷な話です。
他に集中を逸らしてしまうものを出来るだけ遠ざけることが重要です。

前提条件が重要

精神と同様に、体調も精神力に大きく関係します。
寝不足であったり、体力不足であったり、あるいは風邪を引いている、というような状況では、他のことに気を取られてしまい集中することは出来ません。
時間効率を上げるために短時間で仕事をする、というのも、この面から考えるとあまり効果的であるとはいえません。
日常の体調管理にも気を使い、オーバーワークにならないことを気に掛けましょう。

さらに、食事も集中力の向上に重要な意味を持ちます。
特に脳の働きには糖分が必要であるため、定期的に補給するようにしましょう。
カフェインの興奮効果を利用するのも良いですが、あまり過度に頼りすぎるのもよくありません。

睡眠はすべての基礎

仕事をするにせよ、プライベートを楽しむにせよ、すべての基礎となるのが「睡眠」です。
睡眠時間が足りなければ、その日の活動は鈍重なものになってしまいます。
仕事においてはこの状態が続ければ業績が悪化したり、残業を毎日のように行なう必要があると考えられます。
では、効率のよい寝方について紹介します。

まず最初に、寝る時間の確保をする、ということです。
個人差や年齢差もありますが、人間に取って必要な睡眠時間は少なくとも6時間と言われています。
この時間を確保出来ない、というのであれば、睡眠時間を圧迫している原因を考えて削ると良いでしょう。
最近多いのが、枕元でスマートフォンを使っているために寝付きが遅くなってしまう、というものです。

また、昼寝というのも効率的な睡眠には良い方法です。
休憩時間などに15分から20分だけ睡眠を取ると、脳の状態が活性化します。
ただ、これ以上眠ろうとすると本格的な眠りになってしまうため、リズムの崩壊をまねきあまり良くありません。
短い時間だけ、というのがポイントです。

夜寝付きが悪い時には、体温を上げるという方法があります。
一度上がった体温を下げようとする時に眠気が生じる仕組みになっているためです。
ホットミルクを使ったり、軽く運動するという方法が効果的です。

寝起きをよくする方法

たくさん寝ているはずなのに眠い、というのも多くの人が抱える悩みでしょう。
ここでは、そんな問題を解決するための方法を紹介します。

まず第一に、二度寝はしないようにしましょう。
二度寝をすると「起きなければならない」という心と、「まだ寝ていたい」という心がコンフリクトし、結局精神的に疲れてしまいます。
しっかり一度目で起きるようにしましょう。

もう1つは、起きたらすぐに日光を浴びることです。
日光には目覚まし効果のあるセロトニンの合成を促す効果があります。
寝起きからすぐ行動しやすくなります。

PC内の整理整頓

今や仕事においてパソコンというのは欠かすことが出来ない存在になっているのではないでしょうか？
机の書類の整理整頓も重要ですが、同様に重要なのが仕事のために使用するパソコン内の整理整頓です。
特にフォルダの管理というのは重要で、これも書類の整理整頓と同様に作業効率を左右します。
では、どのようにパソコン内のフォルダ整理をするべきなのか、簡単に紹介します。

まず最初に、「カテゴリーフォルダを作る」ということです。
いきなりファイルを浅い階層に直置きするようになっていると、当然乱雑でどこに何があるか分からなくなります。
しっかりどこに何があるかわかるようなフォルダを作成し、分類を行なうのがポイントです。

次に「フォルダ名を短くする」ということです。
あまり意味が内容に思えますが、パソコンでファイルを閲覧していると、フォルダ名が長い時に途中で切れてしまうことがあります。
さらに、文字が多いだけで読む量が多くなり、ストレスがたまります。
短い名前で分かりやすくするだけでも整理整頓効果が期待出来るでしょう。

より細かいポイントも

次に、フォルダ名の頭には数字を振る、という方法について紹介します。
フォルダの順番を固有のものにして、自分の思う通りに順番を変える方法です。
上に来て欲しいフォルダを「01」とし、それよりも下に来て欲しいフォルダを「02」「03」としていきましょう。
逆に一番下に来て欲しいフォルダには「99」と番号を振ります。

ファイルに関しては、日付をタイトルに付けるというのが良い方法です。
一目でいつのものなのかわかり、見たいものがどれなのかを判断しやすくなります。

ツールなどもあるため、効果的に活用しながら整理しましょう。