整理整頓をしよう
自分で出来る作業効率の向上方法として、まず最初に紹介するのは「整理整頓」です。
効率の向上とはあまり結びつかないもののように思われがちですが、整理整頓というのは非常に重要な役割を持っています。
では、どのような時にこの整理整頓が効果を発揮するでしょうか？
まず最初に、何か資料が必要になった時の対応に差が出ます。
デスクが整理整頓されていれば、要求された資料がある時でもすぐに見つけ出す事ができます。
片付いていないとこれがどこにあるか分からなくなってしまい、その資料が必要な仕事を進めるのが遅くなってしまいます。
ちょうど交通渋滞と同じように、1つ1つの行動にブレーキが掛かることによって最終的な仕事の効率が大きく停滞することに繋がるわけです。
そしてもう1つこれに関連することとして、「片付けが上手な人はアタマの整理も上手である」ということが挙げられます。
頭のなかで、次の仕事とそれに関わる情報を考えて効率的に動くことが出来れば、その分だけ仕事全体が効率的に進んでいきます。
個人においてはもちろんのこと、誰かに物を頼んだりする場合にはこれは特に重要です。
自分だけでできる事と違って、他人に時間を取られるものの場合、やはり渋滞のように大きなタイムロスに繋がるためです。
片付け上手になるために
ただ、どうしても片付けられない、という人は多いのではないでしょうか。
一時期片付けられない女たち、ということが話題になったことがあるように、片付け自体が苦手な人というのは一定数存在しています。
ここでは、自分が片付けられない人間だ、という人にむけて、意識すべき点を紹介します。
まず最初に、断捨離の考え方を学びましょう。
デスクの上に積み重なっている書類の中には、すでに必要なくなっているものが大量に混じっている可能性があります。
いるものといらないものを仕分けし、要らなくなったものはデスクから避けていくことが整理整頓を進める大事の一歩です。
そのためにも、自分が要るものと要らないものを適切に把握して判断出来なければなりません。
これを思考することによって、仕事全体に対する意識を強化することができます。
もう1つ重要なのが、必要なものをカテゴリー別に分類することです。
例えばA部署向けの書類、B部署向けの書類といったような分類を行っておけば、仕事の依頼に対して答えやすくなります。
こういったことを繰り返すことで、仕事上手になっていくのです。