トヨタ式ホワイトカラーの業務改善

トヨタ式ホワイトカラー改善法

日本に置いて最大の自動車会社であり、世界的にも有名な企業であるのが「トヨタ」です。
愛知県豊田市に本拠地を置くこの会社は、技術力の高さもさることながら、業務の腕も非常に優れています。
そのトヨタの業務改善を元にして考案されたのが「トヨタ式ホワイトカラー業務改善」というものです。
別名、業務プロセス可視化法、とよばれることもあります。

この方法は、経営学の重鎮であるドラッカー博士の助言を受けて作られたもので、業務改善に置いて実際に行なうことが出来る例を示しています。
この業務改善方法には大きく5つのポイントが存在しています。
一つ一つをしっかり見つめ、自分の会社に当てはめた時にどうか、ということを考えてみると良いでしょう。
大きな改善を行なうことが出来るかも知れません。

5つの改善ポイント

まず第一のポイントとなるのが「業務プロセスの可視化」です。
会社全体の業務がどうなっているのか、というのは、大企業になればなるほど末端の人には見えなくなってしまいます。
業務全体に対して自分の仕事がどの部分にあたり、どういった必要性があるのか、ということを把握しているかどうか、ということは仕事をする人にとって非常に重要な役割を担っています。
与えられた仕事だから、ということで漠然と仕事をし続けるのと、自分の仕事にも意味があると考えて積極的に仕事をするのとでは、業務の効率大きな違いが生じることは想像に難くないでしょう。

このポイントにおいて最も重要なのは、仕事をしている人すべてが「自分の仕事には価値がある」と思える環境を作ることです。
自分が仕事をしても意味がない、ただ給料のためだけに仕事をしている、という人が多ければ多いほどマンパワーは低下し、会社全体の士気が下がります。
同時に「時間を無駄にしない働き方」や「自分のスキルが活かせる仕事」というものをそれぞれの人に考えてもらうことも重要になります。

二つ目のポイントは、「仕事のチャート化」です。
これは上述の業務プロセス可視化を行なうための手段の1つだと考えれば良いでしょう。
業務プロセスに置いて、最も小さい単位の仕事がどこにあるのか、ということを把握し、その仕事を基準にして社員の労働能力を見ていく、というものです。
スキルがある人にはよりよい仕事を与えるようにしていくわけです。

こうすると1つ問題になりそうなのが「スキルがない人」です。
このような体制にするとスキルがない人が置いて行かれ、やる気をなくしてしまいそうなものですが、実際にはそうはなりません。
自分の出来る範囲での仕事を考えるようになり、より良い仕事が出来るように考える人を育成することができます。

三つ目のポイントは「適材適所を徹底する」です。
適材適所、というのは言葉にすると簡単ですが、企業でこれを実現するのは簡単なことではありません。
というのも「人材」と「場所」、その両方を具体的に把握していなければいけないためです。
良いスキルを持っている人のことを知らなければ、その人を起用することはできません。

さらに、現場の人数調整についても細かく把握しておく必要があります。
繁忙期と閑散期で、同じ人数配置にしておくのは良い経営とはいえません。
こうすると得てして繁忙期には非常に忙しく、閑散期には人が余るというどちらにも困った状況が発生してしまいます。
部署毎に時期の仕事量をリサーチし、適切に活用していくことが重要です。

四つ目のポイントは「システムの構築を容易にする」ことです。
ここまで紹介してきた方法というのは、「人」を活かす方法です。
一人一人の人材の能力を向上させ、同時に能力を発揮することが出来る場所に配置することによって無駄を省いています。
業務の把握を行ないそれらを行なうだけで、業務上必要となるシステムを大幅に圧縮することが可能です。

大企業にありがちな、認証などで無駄に時間を取られてしまう、というような問題もこの方法を利用することによって抑制することができます。
プロセスが一人ひとりに見えているからこそ、無駄となっている部分がわかり、改善が進むのです。

そして最後に五つ目となるのが「人材を育成する」ことです。
昨今の企業において大きなコストとなっているのが「アウトソーシングの拡大」です。
アウトソーシングは一時的な穴を埋めるのには効果的ですが、長期的に業務すべてをアウトソーシングするとコストが無駄になります。
アウトソーシングを行いつつ、その分野を自分で行なうことが出来る人材を育成していく方が、最終的な費用対効果が高まるわけです。

トヨタ式、というだけあり、どちらかというと大企業向けの経営戦略です。
ただし、中小零細企業においても一人ひとりの力というのは重要な意味を持っているため、見つめなおして経営改善に活かしていくと良いでしょう。