業務が見えるようになるプロセスマップを活用しよう
業務がもっと効率よく進まないのか、もっと改善できる点があるのではないか、経営者、また部下を管理する上司という立場にある方は、業務改善に何かできることはないかと常日頃から考えているでしょう。
こんな時、活用したいのが業務のプロセスマップです。
業務の流れをフロー図などにするプロセスマップは、いくつかの手法がありかなり種類が多いので、どれを活用すればいいのか迷ってしまうという方も少なくありません。
自分なりに書いてみたけれど、わかりにくいものになってしまった、もっと見やすくてわかりやすく業務改善に生きる書き方が出来ないのか？と苦労されている方も多いでしょう。
そもそも業務フローって何だろう？
業務フローというのは業務の流れの事で、この流れは業務によってもいろいろあり、例えば工場などでは、作業手順の流れを業務フローと呼ぶ事もありますし、事務的作業については、書類などのデータの流れを業務フローとして考える場合もあります。
この中で注意しておきたいことが、作業手順の流れについてと、書類などのデータの流れ、つまり、インプット・アウトプットの流れのフロー図は全く別の意味を持つ別のものになるという点です。
一般的に業務を行っている現場では、作業の流れのフロー図が欲しいと思いますし、管理する側としては、インプット・アウトプットの流れが知りたいと思う事が多いため、この二つのプロセスは、視点の違いがあるという事がわかります。
わかりやすい業務フローを作るという事なら、業務の流れとインプット・アウトプットを一つにしてもいいのですが、分けてみると非常にわかりやすくなります。
両方を作成し、業務の流れがこういう時には書類はこの様に動いているという事も把握できるようにしておくと、業務全体がクリアになり可視化されわかりやすくなります。
業務フローがある事の楽しさ
仕事に楽しいもの何もないのですが、業務の流れなどにしてみると、働く現場の人たちは業務フローを見て、まだここまでしかきていない、もっと頑張って進めなくてはと進捗を考える事が出来ますし、ここまで来たのか！と思えば、より頑張ろうという気持になります。
トラブルがあった時にも、このフローの子の時点でトラブルが発生しやすい、ここはまた問題点としてあげておく必要があるだろうと管理者側は考える事もできます。
業務、管理共に可視化されていることで、実際に行っている企業の仕事が目で確認でき、モチベーションの向上にもつながるでしょうし、しっかり流れに沿って行う事で、次第に業務終了に向かっていく楽しさを覚える事にもなります。
業務フローを作ったら、今度は細かくその部署ごとのフローを作りあてはめて考えていくと、遅れも少なくなり、問題についてもしっかり考える事が出来るようになります。
大きな視点での業務フロー、管理者が理解できる業務フロー、そして詳細をしっかり部署で確認できる業務フローといった具合に、その場所ごとにしっかりと作り上げていくと、さまざまなことが明確になり、働く楽しみが出てきます。