可視化と見える化

業務改善において、最近よく聞く言葉であるのが「見える化」です。
一見すると「可視化」を少し崩したような言葉に見えますが、その実態というのはどのようなものなのでしょうか？
まず最初に「可視化」と「見える化」がどのように違っているのか？ということについて簡単に説明します。

「可視化」というのは、「見ようと思えば見える」状態にすることです。
分かりやすく言えば、資料をだれでも入れる部屋に置く、というのが可視化と言われる状態です。
これでも全く見えないよりは幾分良いのですが、これではまだ足りません。

「見える化」というのは、「嫌でも見える」状態にすることです。
言ってしまえば、仕事用のデスクに常に資料が置かれているような状態だと考えれば良いでしょう。
ただ、これだと意識的に見ないということも可能になってしまいますので、「見える化」において重要なのは「意識的に見たくさせる」ことだと言えます。

では、何故この見える化というのがこれほど重要だと言われているのでしょうか。
これは、人間の行動サイクルというものが関係しています。
人間は行動に移すためにVisible,Recognize,Judegment,Communication,Actionという段階を踏んでいます。
それぞれ日本語にすると「見える」「認識する」「判断する」「伝達する」「行動する」、となります。

つまり、まず最初に「見える」状態でなければ、行動する、までのフローチャートが繋がらないわけです。
そうならなければ、当然業務改善のための活動が活発になりません。

見えるべき部分と見せ方

では、見えるべき部分というのはどこなのでしょうか？大きく4つの分野に分けて紹介します。
まず最初に「状況」が挙げられます。
設備や不具合、顧客情報など、状況に関わる部分が見えるかどうか、ということが重要になります。
これを意識させることが出来れば、業務改善に大きな進展が見られるでしょう。

次に「思い」です。
上記と比べるとわかりにくいですが、会社や上司がどのような方向性を見ているのか、どうやって進もうとしているのか、という思いが見える、ということです。
これが見えないと自分がどう努力していけば良いのか、その方向性がつかめなくなってしまいます。

そして三つ目は「経営」です。
経営状況が見えると、それに合わせて自分の身の振り方というものを考えることが出来るようになります。

最後は「業務」です。
自分の仕事だけしか見えておらず、その他のプロセスが見えない状態のことを指します。
自分以外の仕事が分からないと、仕事の全体像が分からず、やる気が失われます。

「見える化」をするためには、まず「見えない理由」を把握する必要があります。
見えない理由は大きく4つに分類できます。

1つは「セクション設定のミス」です。
部署間のコミュニケーションなどを行えない縦割りになっていると、横のつながりがなく状況が把握しにくくなります。

2つ目は「組織風土の問題」です。
ワンマン経営等の場合に良くある問題で、風土からして見えることが良いと考えられていないことが考えられます。

3つ目は「物理的問題」です。
資料が見えない、業務が見えない、というのは物理的に配置が悪い可能性があります。

そして最後は「思い込み」です。
自分がそうだと思い込んでいるものは、目に見えていても認識されず、行動に移されることがないため、見えていないのと同じです。

これらを考えて、それぞれ改善を進めていく必要があるでしょう。

業務効率の改善

仕事の中には、必ず「効率がよい分野」と「悪い分野」が混在しています。
業務改善においては前者を伸ばすよりも、後者を埋め合わせる方が伸び率がよいと言えるでしょう。
そこでここでは、非効率な状態を改善するために考えたいことについて紹介します。
最高の効率を常に求め続けることこそが、経営者にとっての責任であり価値となります。

第一に「経営は拙速を尊ばず」というポイントです。
経営開始直後、少し調子がよいとそのままの調子で業務拡大を行って行きたくなってしまいがちです。
業務を拡大すれば、それだけで利益が拡大すると考えてしまうためです。

しかし、現実にはそうではありません。
業務を拡大すればその分だけワークフローの問題が発生しやすくなり、労働者レベルにおける効率悪化が発生します。
重要な労働力を失ってしまう可能性を内包しており、会社の将来を潰す行為です。

次に「新しいものが必ず良いとは限らない」というポイントです。
新しいテクノロジー、例えば最近だとクラウドなどが経営上の新しいコンテンツとして注目を集めています。
こういったものは確かに正しく利用することが出来れば全体を改善することが出来るものの、分からないままに使うと悪化を招くことになります。
新技術は理解し、正しい運用法がわかるまでは手を出さない方が無難です。

さらに「テクノロジー関係の意思決定はひとりよがりにならない」というのも同様に重要です。
システムについての評価というのは、管理者とユーザー、すなわち社員では違っています。
管理しやすいシステムが、必ずしも社員にとって有用とは限りません。
使いにくいシステムが根幹に有れば、当然その分仕事の効率は悪化します。

こういった管理側とユーザー側の齟齬を防ぐために重要なのが「コミュニケーションの重視」です。
会社においてコミュニケーションというのはしばしば見過ごされます。
ですが、会社というのも人と人との集まりである、ということを忘れてはいけません。
しっかりとコミュニケーションを行なうことで、一人ひとりの視点を持ち、寄り添ったシステムを提供することが効率化では重要になります。

改善の失敗を防ぐ

続けてシステムに関するポイントとなるのが「問題発生に備える」ことです。
最近でも情報流出といったような問題は多く発生しており、各社がアタマを悩ませるポイントとなっているでしょう。
何か問題が発生した時に、それに対応できるシステムを構築しておくことは重要です。
一寸先は闇、転ばぬ先の杖、がシステム構築の標語と知りましょう。

さらに、「従業員が扱えるレベルの業務を考える」ということが重要です。
業務が忙しいのであれば、従業員を酷使すれば良い、という考え方は経営者としては下の下です。
人間には作業効率というものがあり、それは作業フローによって支えられています。

オーバーフローを起こせば著しく業務効率が悪化するだけではなく、退職や病気などによってゼロになってしまう可能性もあります。
休職となればその間は規定の金額を支払う必要があり、むしろマイナスに転じると考えましょう。

これはネットワークに関しても同様です。
システムネットワークの負荷もオーバーフローを起こすと作業が停止してしまいます。
このような問題が発生しないように心がけましょう。

目的を定める

業務改善において、最も失敗に直結しやすい状況というのはどんな状況でしょうか？
様々な考え方がありますが、中でも問題となるのが「目的がない」という状況です。
目的なくして業務改善を行なうということがあるのか？と思うかもしれませんが、実際にはこのような改善というのが行なわれ、そして失敗している例が多いにあります。

ただ、業務改善における目的の設定が難しいのが「大きな目的」を1つ定めれば良いわけではない、ということです。
というのも、会社では人それぞれ行っている業務に違いがあるため、1つの目的を目指すとしても、それぞれの現場レベルでは目的が違ってしまうためです。
例えばコスト削減を目的とした場合、立場による違いを考えてみましょう。

経営者の立場から見た目的が「コスト削減」という大きな1つとなります。
これを受けて、部署の人間は「具体的なコスト削減方法の考案と導入」を目的として動きます。
そして、その部下は「その方法の細かい実現方法」を目的とし、社員はそれに沿った仕事を目的として動くわけです。
これではまとまりがなく、最終的な目的が不明瞭になってしまって失敗に直結してしまいます。

現場によって目的を変える

ではどうすれば良いのか？というと、一つ一つの現場を見て、それに合わせて現場レベルで目的を変えることです。
大きな目的だけを指示されても、下の人が独自の判断でその目的を解釈して活動するのでは、最終的な問題解決方法として収束しません。
例えば、末端の社員に対して「コストを下げろ」と注文をつけても意味がない、ということです。
社員にとって重要になるのは、経営改善によって自分たちにも利益があるのかどうか、ということです。

自分達に利益がある、ということが分かれば、それが1つの目的となり、より積極的な活動を誘発することができます。
しかし、これが無いとなると極端にやる気がなくなってしまう可能性もあり、現場レベルで失敗する可能性があるわけです。
大義名分を仕掛けて改善を促すことが目的を見定める業務改善において重要なポイントです。

その中でも、コスト削減がしやすいものがあります。
それがプリンターです。
大半の企業では、プリンターはリース契約をしており、印刷した分だけお金が発生するというものになりますが、最近では定額制で印刷し放題というサービスもあります。

デジタル化が進んでいるとはいえ、紙媒体が必要なときもまだまだ多いです。
そんな時、印刷コストを気にしてしまい、出来栄えが悪い資料になってしまえば本末転倒ですよね。

少しでもコストを抑えたいけれど、印刷枚数などは減らしたくないという場合にもレンタルプリンターサービスをお勧めします。

コンサルタントを正しく使う

業務コンサルタントや経営コンサルタントを利用することは、会社の経営状況を詳らかにし、同時に改善の糸口を見つけるための客観的な第三の視点として非常に重要な役割を持っています。
同時に、経営や業務に関する専門家でもあるため、自分たちの知識では足りない部分を補ってもらうことも出来る、非常に重要な存在です。
良い業務改善を行なうためには、コンサルタントを使うということを選択肢に入れないわけにはいかないでしょう。
ただし、コンサルタントの利用というのは、何でも利用してその通りに従えば良い、というものではありません。

まず、コンサルタントについて考えておくべきなのが、「あくまでも経営・業務の専門家である」ということです。
彼らは商売の専門家ではありません。
同時に、あなたの企業が属している職種の専門家でもありません。（コンサルタント業をやっている会社なのであれば別ですが……）
そのことを把握しておかなければ手痛い失敗を犯してしまう可能性があります。

コンサルタントについて最も重要なのは、前述の通り客観性を保有した第三者である、ということです。
これをわきまえずに利用しようとすると、かえって状況を悪化させてしまう可能性もあります。
では、どのような時にコンサルタント利用の問題が発生するのでしょうか？
問題になりやすいコンサルタント利用と、そうしてしまいがちな経営者について紹介します。

コンサルタントの問題点

コンサルタントを使うに当たって、失敗してしまう可能性が高いポイントは4つあります。
まず第一に「経営をすべてコンサルタント任せにする」ということです。
中にはこれが出来る、とういうことを売りにしているコンサルタントもあります。
確かに一時的な問題があり、難局を一旦乗り切ることが出来れば問題がない、というタイプの業務問題に関してはこの利用方法を選択することも不可能ではありません。

しかし、コンサルタントというのはあくまでも経営に関してリスクが発生するようなことはしません。
そのため、経営コンサルタントに全てを任せていると、結局会社として残るものがない、という事態に陥ってしまいます。
ノウハウが会社に残らなければ、今後また問題が発生した時にはコンサルタントに丸投げする、という無駄な出費を増やすことになります。

第二の問題点として「コンサルタントは正解を知っている」と思い込んで利用することです。
そもそも経営というのは、正解があるものではありません。
実際にデフレが起こるまで、デフレという概念が経済学に存在していなかったように、経営においても状況によって新しい局面を迎える可能性は十分にあります。
経営コンサルタントの仕事はあくまでも今までの統計を元にして経営を組み立てることであり、未来視によって正しい答えを見つけることではありません。

第三の問題点は「問題点を隠蔽する」ことです。
会社にとって、見られたくない部分、というのは確かに存在していることでしょう。
特に経営に関しては知られたくない部分が多い分野でもあります。
ただ、問題点を隠したままでは経営コンサルタントに経営の相談を行なうこと自体が無意味になってしまいます。

例えば問題がある部分があるとしても、それを見てコンサルタントが怒ったり、なんてことはありません。
あくまでも相談相手に徹するのがコンサルタントの役割です。
一切問題点を隠さずに提供することでこそ、より良いコンサルを期待できます。

そして最後が「フィーの出し惜しみする」ということです。
ただより高いものはない、という言葉はこの分野においても重要です。
相手は経営に関して責任を負っている存在ではないため、当然報酬を安く済ませようとすればその分仕事も安く済まされてしまう可能性があります。
もちろん、過剰に出す必要はありませんが、適切な報酬で契約を結ぶことが重要です。

では、どのような人が失敗しやすいのか？ということについても加えて紹介しておきます。
まず、自社について把握していない人です。
自分が経営者であったとしても、細かい部分についてまでは把握していない、という人も多いのではないでしょうか。
コンサルタントに相談する以上、出来るだけ細部まで把握している人が適任です。

次に、会社は経営者のものである、と考えている人です。
確かに設立を行ったのは自分かも知れませんし、今主導権を握っているのは自分かも知れません。
しかし、会社というのは人の集合体であり、自分たちだけで成り立つものではない、ということを念頭においておく必要があります。
他の社員の意見を意味がないものと捉えるのではなく、全員が一体となって会社について考える姿勢を示す必要があります。

最後に、視点の基準が自分である、という人です。
経営者である自分の視点が最も正しく、他の人の視点というのは取るに足らないものだ、と考えている人は、経営コンサルタントからの意見も素直に聞くことが出来ません。
そうなると、折角の相談相手が完全に無駄になってしまうでしょう。