3C分析

3つのCから分析する

経営分析手法の1つとして「3C分析」というものがあります。
これは名前の通り、3つのCから始まるものについて分析を行なうことによって、より良い経営に繋がる方針決定を行う、という手段です。
まずは、3つのCがどのようなものか紹介します。

1つ目のCは「Customer」です。
これは顧客、市場という意味で、分析時には外部環境、外部要因と呼ばれます。
自分達の業種が仕事をしている市場の規模や、将来性、今どのようなものにニーズがあるのか、さらにどのようなスタイルで購買が行なわれているのか、というのがこのCに該当します。

2つ目のCは「Competitor」です。
これは競合、という意味で、分析時には外部環境、内部要因と呼ばれます。
これは同じ業界に参入しているライバル企業の経営や、強み、弱みなどの分野となります。

3つ目のCは「Company」です。
これは自社のことを指しており、内部要因と呼ばれる分野です。
この分野においては自分の会社がどの程度の技術や販売力を持っているのか、あるいはブランド力、集客力、人材があるのか、というようなことを総合的に判断する必要があります。

3C分析の活用

では、実際に3C分析行う場合にはどのように行えば良いのか？ということについて紹介します。
この分析方法において重要なポイントは、「状況の変化」です。
例えば市場や顧客のニーズが変化していないか、ということや、自社のブランド力に変化がないか、ということ、さらにはあらたしいライバル会社の登場などによる変化がないか、ということに注目します。
特にマクロ（大きな視点）分析においては、P.E.S.Tという4つの観点から分析が行なわれます。

PはPoliticsで政治のことです。
政治も経済に大きな影響を与えるため、政権の方針などを見ておく必要があります。

EはEconomyで経済のことです。
円高、円安などといった傾向も物価の上下に大きな影響を与えます。

SはSocietyで社会のことです。
社会全体の風潮の変化などによってニーズが変化する可能性は十分あります。

TはTechnologyで技術のことです。
技術が変化すれば、仕入れ値などの変化が起こる可能性があり、相場の変動が考えられます。

これらを分析し、自分達の経営状態に落としこんでいくのが3C分析です。

ノー残業デーについて

ノー残業デーは必要か

最近、一部の会社で設定されているのが「ノー残業デー」という仕組みです。
例えば水曜日をノー残業デーと設定している場合、水曜日は残業をすることが出来ない、とされるのが一般的です。
中には「出来ない」ではなく「しない方がよい」と定めている場合もあります。
一見すると良いシステムに見えるノー残業デーですが、その中にはいくつかの問題点が存在しており、一部からは「ない方がマシ」という声も聞かれます、何故そうなってしまうのでしょうか？

ノー残業デーの問題は、業務の量などを全く調節せずに、強制的にその日だけを残業禁止としている事が多々あるためです。
「仕事がなく残業をしなくて良い日」ではなく「仕事はあるが残業をしてはならない日」になっているということです。
最終的な締め切りなどが変わらないのであれば、残業しなければ終わらない部分の仕事はなんとか別の方法で処理しなければなりません。
例えば仕事を持ち帰ったり、あるいは前後の日に余計に残業をしたり、ということが考えられるでしょう。

これでは何の意味もありません。
ノー残業デーの目的は従業員のリフレッシュにあります。
早目に帰ってもらい、自分の時間を使えるようにする、という配慮から来ているものが、このような結果に帰結しているのでは、作業効率を却って悪化させるだけです。

必要かどうか

では、改めて「ノー残業デーは必要か」ということについて考えてみましょう。
上記だと悪い点ばかり挙げましたが、これは「ノー残業デー」自体の問題ではありません。
その周囲にノー残業をフォロー出来るような仕組みがない事自体の方が問題です。
実際に業務内容が少なくなり、一日残業をせずにすむ、というのであればノー残業デーにも本質的な意味が生じます。

しかし、「実態は変わらない」まま残業だけを禁止するノー残業デーを設定するのであれば、何の意味もありません。
こういった経営改善は、常に従業員の視点に立つことが重要です。
「ノー残業デーを設定しているから、自分は社員のことを考えている良い経営者だ」といったような勘違い経営者にはならないようにしましょう。

まずは見える化から

可視化と見える化

業務改善において、最近よく聞く言葉であるのが「見える化」です。
一見すると「可視化」を少し崩したような言葉に見えますが、その実態というのはどのようなものなのでしょうか？
まず最初に「可視化」と「見える化」がどのように違っているのか？ということについて簡単に説明します。

「可視化」というのは、「見ようと思えば見える」状態にすることです。
分かりやすく言えば、資料をだれでも入れる部屋に置く、というのが可視化と言われる状態です。
これでも全く見えないよりは幾分良いのですが、これではまだ足りません。

「見える化」というのは、「嫌でも見える」状態にすることです。
言ってしまえば、仕事用のデスクに常に資料が置かれているような状態だと考えれば良いでしょう。
ただ、これだと意識的に見ないということも可能になってしまいますので、「見える化」において重要なのは「意識的に見たくさせる」ことだと言えます。

では、何故この見える化というのがこれほど重要だと言われているのでしょうか。
これは、人間の行動サイクルというものが関係しています。
人間は行動に移すためにVisible,Recognize,Judegment,Communication,Actionという段階を踏んでいます。
それぞれ日本語にすると「見える」「認識する」「判断する」「伝達する」「行動する」、となります。

つまり、まず最初に「見える」状態でなければ、行動する、までのフローチャートが繋がらないわけです。
そうならなければ、当然業務改善のための活動が活発になりません。

見えるべき部分と見せ方

では、見えるべき部分というのはどこなのでしょうか？大きく4つの分野に分けて紹介します。
まず最初に「状況」が挙げられます。
設備や不具合、顧客情報など、状況に関わる部分が見えるかどうか、ということが重要になります。
これを意識させることが出来れば、業務改善に大きな進展が見られるでしょう。

次に「思い」です。
上記と比べるとわかりにくいですが、会社や上司がどのような方向性を見ているのか、どうやって進もうとしているのか、という思いが見える、ということです。
これが見えないと自分がどう努力していけば良いのか、その方向性がつかめなくなってしまいます。

そして三つ目は「経営」です。
経営状況が見えると、それに合わせて自分の身の振り方というものを考えることが出来るようになります。

最後は「業務」です。
自分の仕事だけしか見えておらず、その他のプロセスが見えない状態のことを指します。
自分以外の仕事が分からないと、仕事の全体像が分からず、やる気が失われます。

「見える化」をするためには、まず「見えない理由」を把握する必要があります。
見えない理由は大きく4つに分類できます。

1つは「セクション設定のミス」です。
部署間のコミュニケーションなどを行えない縦割りになっていると、横のつながりがなく状況が把握しにくくなります。

2つ目は「組織風土の問題」です。
ワンマン経営等の場合に良くある問題で、風土からして見えることが良いと考えられていないことが考えられます。

3つ目は「物理的問題」です。
資料が見えない、業務が見えない、というのは物理的に配置が悪い可能性があります。

そして最後は「思い込み」です。
自分がそうだと思い込んでいるものは、目に見えていても認識されず、行動に移されることがないため、見えていないのと同じです。

これらを考えて、それぞれ改善を進めていく必要があるでしょう。

非効率を改善する方法

業務効率の改善

仕事の中には、必ず「効率がよい分野」と「悪い分野」が混在しています。
業務改善においては前者を伸ばすよりも、後者を埋め合わせる方が伸び率がよいと言えるでしょう。
そこでここでは、非効率な状態を改善するために考えたいことについて紹介します。
最高の効率を常に求め続けることこそが、経営者にとっての責任であり価値となります。

第一に「経営は拙速を尊ばず」というポイントです。
経営開始直後、少し調子がよいとそのままの調子で業務拡大を行って行きたくなってしまいがちです。
業務を拡大すれば、それだけで利益が拡大すると考えてしまうためです。

しかし、現実にはそうではありません。
業務を拡大すればその分だけワークフローの問題が発生しやすくなり、労働者レベルにおける効率悪化が発生します。
重要な労働力を失ってしまう可能性を内包しており、会社の将来を潰す行為です。

次に「新しいものが必ず良いとは限らない」というポイントです。
新しいテクノロジー、例えば最近だとクラウドなどが経営上の新しいコンテンツとして注目を集めています。
こういったものは確かに正しく利用することが出来れば全体を改善することが出来るものの、分からないままに使うと悪化を招くことになります。
新技術は理解し、正しい運用法がわかるまでは手を出さない方が無難です。

さらに「テクノロジー関係の意思決定はひとりよがりにならない」というのも同様に重要です。
システムについての評価というのは、管理者とユーザー、すなわち社員では違っています。
管理しやすいシステムが、必ずしも社員にとって有用とは限りません。
使いにくいシステムが根幹に有れば、当然その分仕事の効率は悪化します。

こういった管理側とユーザー側の齟齬を防ぐために重要なのが「コミュニケーションの重視」です。
会社においてコミュニケーションというのはしばしば見過ごされます。
ですが、会社というのも人と人との集まりである、ということを忘れてはいけません。
しっかりとコミュニケーションを行なうことで、一人ひとりの視点を持ち、寄り添ったシステムを提供することが効率化では重要になります。

改善の失敗を防ぐ

続けてシステムに関するポイントとなるのが「問題発生に備える」ことです。
最近でも情報流出といったような問題は多く発生しており、各社がアタマを悩ませるポイントとなっているでしょう。
何か問題が発生した時に、それに対応できるシステムを構築しておくことは重要です。
一寸先は闇、転ばぬ先の杖、がシステム構築の標語と知りましょう。

さらに、「従業員が扱えるレベルの業務を考える」ということが重要です。
業務が忙しいのであれば、従業員を酷使すれば良い、という考え方は経営者としては下の下です。
人間には作業効率というものがあり、それは作業フローによって支えられています。

オーバーフローを起こせば著しく業務効率が悪化するだけではなく、退職や病気などによってゼロになってしまう可能性もあります。
休職となればその間は規定の金額を支払う必要があり、むしろマイナスに転じると考えましょう。

これはネットワークに関しても同様です。
システムネットワークの負荷もオーバーフローを起こすと作業が停止してしまいます。
このような問題が発生しないように心がけましょう。

目的を見定めた業務改善

目的を定める

業務改善において、最も失敗に直結しやすい状況というのはどんな状況でしょうか？
様々な考え方がありますが、中でも問題となるのが「目的がない」という状況です。
目的なくして業務改善を行なうということがあるのか？と思うかもしれませんが、実際にはこのような改善というのが行なわれ、そして失敗している例が多いにあります。

ただ、業務改善における目的の設定が難しいのが「大きな目的」を1つ定めれば良いわけではない、ということです。
というのも、会社では人それぞれ行っている業務に違いがあるため、1つの目的を目指すとしても、それぞれの現場レベルでは目的が違ってしまうためです。
例えばコスト削減を目的とした場合、立場による違いを考えてみましょう。

経営者の立場から見た目的が「コスト削減」という大きな1つとなります。
これを受けて、部署の人間は「具体的なコスト削減方法の考案と導入」を目的として動きます。
そして、その部下は「その方法の細かい実現方法」を目的とし、社員はそれに沿った仕事を目的として動くわけです。
これではまとまりがなく、最終的な目的が不明瞭になってしまって失敗に直結してしまいます。

現場によって目的を変える

ではどうすれば良いのか？というと、一つ一つの現場を見て、それに合わせて現場レベルで目的を変えることです。
大きな目的だけを指示されても、下の人が独自の判断でその目的を解釈して活動するのでは、最終的な問題解決方法として収束しません。
例えば、末端の社員に対して「コストを下げろ」と注文をつけても意味がない、ということです。
社員にとって重要になるのは、経営改善によって自分たちにも利益があるのかどうか、ということです。

自分達に利益がある、ということが分かれば、それが1つの目的となり、より積極的な活動を誘発することができます。
しかし、これが無いとなると極端にやる気がなくなってしまう可能性もあり、現場レベルで失敗する可能性があるわけです。
大義名分を仕掛けて改善を促すことが目的を見定める業務改善において重要なポイントです。

その中でも、コスト削減がしやすいものがあります。
それがプリンターです。
大半の企業では、プリンターはリース契約をしており、印刷した分だけお金が発生するというものになりますが、最近では定額制で印刷し放題というサービスもあります。

デジタル化が進んでいるとはいえ、紙媒体が必要なときもまだまだ多いです。
そんな時、印刷コストを気にしてしまい、出来栄えが悪い資料になってしまえば本末転倒ですよね。

少しでもコストを抑えたいけれど、印刷枚数などは減らしたくないという場合にもレンタルプリンターサービスをお勧めします。

時間帯別にやるべき仕事

いつどんな仕事をするか

一日のなかで、どの時間帯にどんな仕事をするべきなのか？ということを考えたことはあるでしょうか？
もちろん仕事の優先度などを自分で選択することが出来ない、という場合については別ですが、ある程度自分で調整して行なうことが出来るのであれば、時間帯別にやるべき仕事を分けて考えることが重要です。
人間は生活リズムによって脳の働きが違っているため、時間帯によって効率がよい時間とそうでない時間があるのです。
効率の悪い時間に仕事をするのと、良い時間に仕事をするのとではかかる時間が違うだけではなく、最終的なクオリティにも差が生まれてきます。

この時間にはこれをする

ではまず、朝の時間帯について見て行きましょう。
朝、つまり寝起きというのは、脳が記憶の整理作業を終えた直後であると言われます。
夢というのが記憶の整理の際に見るもので、その後には記憶の状態が違っているわけです。

この時間帯はとりわけアイディアを生み出すのに適していると言われます。
クリエイティブな仕事をするのであれば朝方に行なうと効率がよくなります。
一般的なサラリーマンであれば企画書や提案書などを作成するのは朝方にすると良いでしょう。
寝起きであることが重要であるため、徹夜明けの朝では意味がありません。

次に、昼から夕方に掛けてです。
この時間帯というのは、脳が活性化して判断力が向上する時間帯となります。
そのため、何かを判断、決断しなけれはならない仕事があるならこの時間を中心に行なうと良いでしょう。
逆に朝の時間帯はまだ決断力が覚醒しておらず、適切ではありません。

そして最後に、夜の時間帯です。
この時間帯というのは、何かを覚えたり、認識するのに効果的な時間帯だと言われています。
上述の通り、寝ている間というのは記憶の整理が行なわれている時間でもあります。
そのため、直前に見聞きしたものというのは記憶整理で取捨選択をする際に残りやすく、知識として取り入れられやすくなっています。

仕事において覚えなければならないことがあるならば夜に行いましょう。
読書などから知識を獲得したい場合にもこの時間帯に行なうのが最適です。

整理整頓と仕事効率

整理整頓をしよう

自分で出来る作業効率の向上方法として、まず最初に紹介するのは「整理整頓」です。
効率の向上とはあまり結びつかないもののように思われがちですが、整理整頓というのは非常に重要な役割を持っています。
では、どのような時にこの整理整頓が効果を発揮するでしょうか？

まず最初に、何か資料が必要になった時の対応に差が出ます。
デスクが整理整頓されていれば、要求された資料がある時でもすぐに見つけ出す事ができます。
片付いていないとこれがどこにあるか分からなくなってしまい、その資料が必要な仕事を進めるのが遅くなってしまいます。
ちょうど交通渋滞と同じように、1つ1つの行動にブレーキが掛かることによって最終的な仕事の効率が大きく停滞することに繋がるわけです。

そしてもう1つこれに関連することとして、「片付けが上手な人はアタマの整理も上手である」ということが挙げられます。
頭のなかで、次の仕事とそれに関わる情報を考えて効率的に動くことが出来れば、その分だけ仕事全体が効率的に進んでいきます。
個人においてはもちろんのこと、誰かに物を頼んだりする場合にはこれは特に重要です。
自分だけでできる事と違って、他人に時間を取られるものの場合、やはり渋滞のように大きなタイムロスに繋がるためです。

片付け上手になるために

ただ、どうしても片付けられない、という人は多いのではないでしょうか。
一時期片付けられない女たち、ということが話題になったことがあるように、片付け自体が苦手な人というのは一定数存在しています。
ここでは、自分が片付けられない人間だ、という人にむけて、意識すべき点を紹介します。

まず最初に、断捨離の考え方を学びましょう。
デスクの上に積み重なっている書類の中には、すでに必要なくなっているものが大量に混じっている可能性があります。
いるものといらないものを仕分けし、要らなくなったものはデスクから避けていくことが整理整頓を進める大事の一歩です。

そのためにも、自分が要るものと要らないものを適切に把握して判断出来なければなりません。
これを思考することによって、仕事全体に対する意識を強化することができます。

もう1つ重要なのが、必要なものをカテゴリー別に分類することです。
例えばA部署向けの書類、B部署向けの書類といったような分類を行っておけば、仕事の依頼に対して答えやすくなります。
こういったことを繰り返すことで、仕事上手になっていくのです。

ロジックツリー

効率低下の問題を見つめる

業務改善を行おうとしても、どうしても失敗してしまう、ということはよくある問題。
では、何故業務改善が失敗してしまうのでしょうか？

その問題点は様々ですが、特に大きな問題点であるのが、経営者が「誰かのせいで失敗している」と考えることだ、と下記サイトでも紹介されています。
>>http://www.itmedia.co.jp/im/articles/1004/21/news107.htm

この「誰か」には、様々なものが当てはまるでしょう。
例えば「ライバル会社」、「政治の方向性」などは外部的要員としてよくやり玉に挙げられます。

確かにこれらの問題は、自分で解決することが出来ないものですが、それを理由にして業務改善が進まない、と嘆いても当然状況は改善しません。
諦めて対応をやめてしまえば、悪化の一途をたどります。

そして何よりも問題なのが、「社員」に責任転嫁をすることです。
経営者として、絶対にやってはいけないのが、「この社員が問題で解決できない」という判断。
社員に問題があるのは経営者に問題があるからだ、と改めて考え、それを元にした経営方針の転換を行っていかなければなりません。

業務改善は、ゴールがあるものではありません。
1つの目的に到達したら、次の目的を見つけて改善を続けることが重要です。

これはすべての企業だけではなく、資本主義自体にも言えることですが、立ち止まると崩壊するように出来ています。
業務改善を人のせいにせず、より根本的な解決を目指すために利用することが出来るのが、「ロジックツリー」の考え方なのです。

ロジックツリーの考え方

ロジックツリー、直訳するのであれば「理論の木」。
結果というのは、多くの原因が存在しており、樹形図のように広がっています。

原因には他の原因があり、他の原因にはさらに他の原因があるのが常です。
このツリーをたどっていき、根本原因にたどり着くことがロジックツリーという経営理論になります。

この時、個別の問題に注目するだけではいけません。
同時に、問題同士の縦と横の繋がりにも注目する必要があります。
単独で問題を噴出させているのではなく、よりからみ合って問題となっている可能性もあるためです。

縦の問題というのは、アウトプットとアウトカムの2つの関係性から考えることが出来ます。
アウトプットは自分で出来ること、そしてアウトカムはそれによって起こることを指しています。
この2つは似ているようで全く違った存在なので、間違わずに把握し、業務改善に結びつける必要があるといえるでしょう。

2:8の法則

業務を2:8で考える

ABC分析の項目でも多少触れましたが、ここではより具体的に「2:8の法則」について紹介します。
この法則はパレートの法則と呼ばれることもある、というのはすでに説明したとおり。
このパレートの法則を経営に落としこむためには、まず自分でパレート図を作成しなければなりません。

パレート図の作成の仕方については、下記サイトに紹介されていますので、参考にして下さい。
>>http://www.nsspirit-cashf.com/logical/how_to_make_pareto.html
経営情報からこのパレート図を作成したら、次に法則通りになっているかどうかを確認しましょう。

このパレート図からわかることは、数多くあります。
顧客と売上数のバランスや、商品売上と全体売上の関係、胡椒の原因と部品の割合、プログラム処理と時間の関係、などなど枚挙に暇がありません。
問題がありそうな分野に関してのパレート図を作成し、状況を把握することがまず第一です。

活用の方法

では、実際にパレート図を活用するための方法について紹介します。
最初に行なうべきなのが、パレート図を元にして戦略を考えること、そして、この戦略においてやってしまいがちなミスであるのが、「すべてを解決しようとする」ことです。
業務の改善は、一つ一つやっていくしかない、地道な作業であることを念頭に置いておきましょう。

次に、顧客満足度の調査です。
主にサービスの対象となっていなかった人や、戦略対象ではなかった人から問題が発生しています。

こういった問題を放置しておくと、今度はメイン層にも不満が広がってしまう可能性が出てくるでしょう。
水際で問題を停止させるためにも、それぞれの問題点を見て差別化し、解決に努めることが重要です。

最後に、ウェブ経営の目安にする方法。
ウェブ経営においては特に上位層と下位層との差が大きく、パレート図でも把握しやすくなります。
アイディアの創出に活用するなどして、より良い経営が出来る形態を考案するようにしましょう。

同時に、マーケティング戦略を取ることがパレートの法則の利用において重要です。
ただ図にしただけで満足してしまっては、効果に期待が出来ません。

ＡＢＣ分析

業務スピードの改善

第一のビジネス理論として紹介するのは、「ABC分析」という理論。
このABC分析というのは、簡単に言うと、「多忙な業務を半減し、業務スピードを改善する」という目的で利用されます。

別名ではイタリアの経済学者の名前を取って、パレートの法則と呼ばれることもあります。
この理論の主幹となっているのは、「多くの経営要素は2:8にすることが出来る」経験則です。

このABC分析に関しては、下記サイトにも詳しく紹介されているので、参考にしてみてください。
>>http://www.s-naga.jp/k-page/17-28.html

一例としては、「売上の八割は上位顧客二割が出力している」、「売れ筋の二割の商品だけで全売上の八割を占めている」などが挙げられるでしょう。
もちろん、業種や企業によってある程度変化し、9:1や7:2になっていることもあります。
いずれにせよ、企業内の様々な部分をA（上位）、B（中位）、C（下位）の3つに分類することによって、業務のスピードアップを図る、というのがこの手法の根幹となるのです。

まずAについては、商品をしっかりと管理し、絶対に欠品を出してはいけない商品。
売上の8割を締める2割の商品がこれにあたっているため、ここが欠けてしまうと、全体の業績に大きく影響します。
同時に満足度などを向上させることが出来る商品でもあるため、ここに力を注ぐことによって、経営全体を向上させていくことができるでしょう。

この分野は、「ニーズ」、「ウォンツ」、「シーズ」という3つのカテゴリーから情報を収集し、改善を行なうことがカギになります。
ニーズは、社会、あるいは個人が要求していることで、これを掘り起こすことで新しい商品分野の開拓に繋がるもの。

ウォンツは、ニーズに対して供給されるもののことを指しています。
そしてシーズは、ウォンツの生産のために必要となるリソースのことです。

次にB分野についてです。
この分野の商品は見極めが肝心。
今後成長し、A分野になることが出来るものなのか、あるいは今後衰退し、C分野になってしまうものなのか、しっかりと見極める必要があります。

扱い方もそれによって適宜変更していく必要があり、この分野の取り扱いによって経営全体が大きな影響を受けることは間違いありません。
出来るだけ短期間毎に調査を行って状況を見極めていくようにしましょう。

最後に、C分類です。
この分野は死に筋と呼ばれる分野となりますが、だからと言ってすべて切り捨てて良いかというと、そうではありません。
少ないながらも顧客が発生しているためです。
ニッチ市場だと考えて供給を続け、提供方法を変えるなどして効率化を図っていくことが重要になるでしょう。

ABC分析からの業務改善

では、より具体的にABC分析を経営に落としこむとどうなるでしょうか。
まず最初に行なわなければならないのが、経営指標における人員の過不足の把握です。
分野によって必要な人材の数や能力が違っており、これを間違いなく分配できているかを確認しましょう。

その上で、業務を時間軸に分類し、適切なフローチャートを作って効率化していくことが大切です。
無駄な仕事に時間を食われるのではなく、有益な仕事に手間を掛けられるようにするのが求められるでしょう。

業務改善について情報を提供する情報サイト

作者別: business-improve.net