業務効率の改善
仕事の中には、必ず「効率がよい分野」と「悪い分野」が混在しています。
業務改善においては前者を伸ばすよりも、後者を埋め合わせる方が伸び率がよいと言えるでしょう。
そこでここでは、非効率な状態を改善するために考えたいことについて紹介します。
最高の効率を常に求め続けることこそが、経営者にとっての責任であり価値となります。
第一に「経営は拙速を尊ばず」というポイントです。
経営開始直後、少し調子がよいとそのままの調子で業務拡大を行って行きたくなってしまいがちです。
業務を拡大すれば、それだけで利益が拡大すると考えてしまうためです。
しかし、現実にはそうではありません。
業務を拡大すればその分だけワークフローの問題が発生しやすくなり、労働者レベルにおける効率悪化が発生します。
重要な労働力を失ってしまう可能性を内包しており、会社の将来を潰す行為です。
次に「新しいものが必ず良いとは限らない」というポイントです。
新しいテクノロジー、例えば最近だとクラウドなどが経営上の新しいコンテンツとして注目を集めています。
こういったものは確かに正しく利用することが出来れば全体を改善することが出来るものの、分からないままに使うと悪化を招くことになります。
新技術は理解し、正しい運用法がわかるまでは手を出さない方が無難です。
さらに「テクノロジー関係の意思決定はひとりよがりにならない」というのも同様に重要です。
システムについての評価というのは、管理者とユーザー、すなわち社員では違っています。
管理しやすいシステムが、必ずしも社員にとって有用とは限りません。
使いにくいシステムが根幹に有れば、当然その分仕事の効率は悪化します。
こういった管理側とユーザー側の齟齬を防ぐために重要なのが「コミュニケーションの重視」です。
会社においてコミュニケーションというのはしばしば見過ごされます。
ですが、会社というのも人と人との集まりである、ということを忘れてはいけません。
しっかりとコミュニケーションを行なうことで、一人ひとりの視点を持ち、寄り添ったシステムを提供することが効率化では重要になります。
改善の失敗を防ぐ
続けてシステムに関するポイントとなるのが「問題発生に備える」ことです。
最近でも情報流出といったような問題は多く発生しており、各社がアタマを悩ませるポイントとなっているでしょう。
何か問題が発生した時に、それに対応できるシステムを構築しておくことは重要です。
一寸先は闇、転ばぬ先の杖、がシステム構築の標語と知りましょう。
さらに、「従業員が扱えるレベルの業務を考える」ということが重要です。
業務が忙しいのであれば、従業員を酷使すれば良い、という考え方は経営者としては下の下です。
人間には作業効率というものがあり、それは作業フローによって支えられています。
オーバーフローを起こせば著しく業務効率が悪化するだけではなく、退職や病気などによってゼロになってしまう可能性もあります。
休職となればその間は規定の金額を支払う必要があり、むしろマイナスに転じると考えましょう。
これはネットワークに関しても同様です。
システムネットワークの負荷もオーバーフローを起こすと作業が停止してしまいます。
このような問題が発生しないように心がけましょう。