会議資料から働き方を見直すポイント

会議に出てくるうんざりするような資料って本当に必要?

業務の遂行、現状、また経営状態などを考慮するためなど、会議というのは常にビジネスの主軸となるものです。
企業の一員として会議に参加する事で、今どのようなプロジェクトが動き、また実行されているのかを把握し、新たな展開となる新プロジェクトについての協議など、会議は企業にとって必要不可欠なものです。

この会議ではそれぞれの部署、かかわってきているプロジェクトチームなどが報告、またこれからの動きなどについて資料を作り説明します。
この資料の出来が、今後プロジェクトに取り掛かれるかどうかを左右する事にもなりますし、出来が悪ければもう一度練り直せと指令が来るわけで、会議資料を作るというのは大変なこと、それは理解できます。

しかし、あまりにも多量な時間を費やして会議資料作りに没頭するというのはどうでしょう。
会議の資料を作るための担当すらいるような時代ですが、本当にそのような担当者が必要となるのでしょうか。

会議の意味を理解する事が必須

会議資料を準備する時、必ずそこには資料の必要性、なぜ必要になるのか、いつまでに必要なのかなど、資料に関する情報が欲しくなります。
会議はただ雑談する、コミュニケーションをとるという場ではなく、何かの目標に向かって共に進んでいくために行う事で、企業内部の人以外参加せず、ある程度、業務内容の主軸にいる人が参加するはずです。

という事は、その会議に参加する人は、会議の基礎となる内容についてはわかっているわけで、これまでのプロセスなどは説明する必要もありません。
これから何をしていくのか、資料についてはこれから必要な事が記載されていればいいわけです。

こうしたことを考えると何も分厚い会議資料を用意し、それを参加する人が一から読んでいかなければならないという事もなく、簡素化する要素はいくらでもありそうです。

会議の目的に沿って必要なら資料の準備をすればいい

実際、会議によっては目的によって資料が全く必要ない、という事もあります。
ただこの件について意見が欲しいという場合、議事録が必要となっても元の死霊は必要ありません。
内容を把握していることに関しては、何も資料を無理やり作る必要もありませんし、何か意見が欲しいという事を前もって伝えておけば、その意見を会議の際に発表してもらい、お互いにその意見について共有しておけばいいという考え方もあります。

実際、会議資料を作るということで何時間も何日も費やして30分で終わる会議に利用するという無駄な労力を使っている場合もあります。
会議についても会議に参加している人が、意味がない会議だ・・・と感じてしまえば、その会議の目的もぶれてしまうわけで、資料についても会議の内容についても、また会議に利用する時間についても、よく考える事が必要でしょう。

だらだらと長い意味のないような会議では、時間を無駄にするだけです。
目的を明確にし内容を絞って会議を行う事で集中した会議が出来、なおかつ、目的が明確であれば資料もそれほど時間をかけて分厚いモノを作る必要もありません。
的を得た会議・資料を準備し、内容が濃く時間が短い会議というのが理想ではないでしょうか。