クラウド化で業務改善

クラウド化で不必要な業務を一掃、ビジネスはもっと素敵にできる

システムイメージ
クラウド契約書管理システム「Ofigo契約書管理」

近年は、このような契約書を一括管理できるサービスのように、クラウドサービスを用いた技術が普及し、企業でも個人でも利用されている方々が多くなっています。

クラウドというのは何か、というと言葉を直訳すれば雲という意味です。仕事で便利に利用できるクラウドはクラウド・コンピューティングという正式名称があり、パソコン内のデータ、ソフトなどについてネット上のサーバーに移行し、必要なときに利用できるようにしておく、というものです。

このインターネット上にあるサーバーというのが、そこにあるものとしてつかみにくいものなので、ぼんやりした状態・・という事で、クラウド「雲」というイメージが利用されています。

仕事場でクラウドがもたらしたこと

クラウドサービスが始まり、ビジネス上でどのような事がもたらされたのかというと、業務が効率よくできるようになったという事、さらにコストについても確実に削減できるとして、企業の強い味方となっています。最初こそ、大企業が取り入れたサービスですが、現在は中小企業もまた個人事業主なども、積極的に利用されています。

どのように業務の効率化ができるのか、コスト削減が可能となるのか、実際に企業がクラウドを取り入れたことでどのような事が出来たのか、その実績を知っておくとクラウドの魅力がより鮮明に見えてきます。

メールの確認も即可能になった

以前、クラウドがなかった時代、取引先や顧客から営業あてなどでメールが来ても、出先で確認するなどが無理だったので、どうしても急ぎという場合、いちいち帰社してメールを確認する必要がありました。

クラウドされていないパソコンで仕事を行うという事は、こういう面倒なことが多々あったのです。こうしたメールばかりではなく、顧客の方から商品詳細の確認の電話が来た、しかし今資料を持っていない、今ならクラウドと別のサービスを利用しクラウド上でデータを確認する、ファイルを保管し共有するという事が出来ます。

サーバーで・・・という事もできますが、サーバーの場合、構築費用、サーバーの利用料などかなりのコストがかかります。コストという面でも、クラウドはかなり企業を楽にしてくれたのです。

上司の承認などについても楽になった

クラウドでは申請から決済までクラウドで完結するサービスなどもあるので、今までのように、上司に合う事が出来ず、申請も出来ない、申請しても進捗が分らないということもなくなりました。

出もクラウドの場合、こうした進捗情報がわかるほか、交通費清算や経費採算ツールといったものもあるので、承認、清算などについても非常に楽になったのです。何かを確かめる、必要なものがあるという時でも、クラウドは非常に大きな力となります。

導入をしていない企業の皆さんは、どのようなサービスなのかしっかり調べてみる方が、業務の効率化につながると思いますので、一度サービス内容に目を通してほしいです。