業務改善とは?

業務改善の意味

業務改善、業務改善と簡単な言葉で表現していますが、実際この業務改善というのが具体的に何を指しており、どのような意味があるのか、ということをしっかり把握しているでしょうか?
なんとなく漠然と業務を改善しなければならない、という考えだけでは、具体的な改善内容を考える事は出来ません。
漠然とした方針の決定というのはその後の経営に大きな影を落としてしまう可能性もあります。
むしろ、何もしなかった方がまだマシだった、というような悲劇的な結末を招いてしまう可能性も十分考えられるでしょう。

業務改善にはいくつかのアプローチを考えることが出来ます。
1つは、運営者側が自分自身に対して行なうアプローチです。
業務の内容や方針など自体を転換することによって業務を改善する、というのがこの考え方です。
会社として大きな方向転換を行なうことになるため、情勢を読み取って考える必要があります。

ハイリスクではありますが、成功時のリターンも非常に大きくなりやすいのがこの業務改善のメリットです。
そのためには、客観的に自分たちの業務について見つめることが出来る存在が必要です。
社内の人間は自分の会社にとってよく知っているというメリットがある反面、客観的に見ることが出来ないというデメリットがあります。
慣れ合いのような業務改善にならないように、外部の目をいれることを考えましょう。

もう1つのアプローチは、運営者側が労働者に対して行なうアプローチです。
方針自体には問題がないものの、労働者の作業効率が悪いなどの問題がある場合に行なわれます。
もちろんこれは、出来るだけ長時間酷使すれば良い、というものではありません。
人間には作業のキャパシティがあるため、酷使するほど生産性が落ちてしまう可能性も十分にあります。

待遇の改善や労働環境の整備、福祉厚生の向上などを行なうことで労働者のやる気を出させ、より効率よく仕事が出来る状況を作り出すことも重要です。
労働組合とも相談しながら労働状況の改善に努めていくことが重要になるでしょう。

今回紹介する4つのポイント

では、この先で紹介する4つの業務改善に関する基礎知識について、ここで簡単に紹介します。
まず第一に紹介するのは「コンサルタントを正しく利用するには」という項目です。
すでに軽く触れていますが、業務改善において大きな障害となるのが、自社視点でしか自分たちを見ることが出来ない、ということです。
客観性がない業務改善計画というのは頓挫や失敗の可能性が非常に高いと言えるでしょう。

そういった時に重要なのは、業務コンサルタント・経営コンサルタントという第三者機関を利用することです。
コンサルタントと呼ばれる人たちはその分野におけるスペシャリストであり、客観的に会社の業態を見つめて改善するべき点を提案してもらうことが出来ます。
ただ、何でもその通りにすれば良い、というわけではありません。
自分たちの会社として譲ることが出来ない点、譲歩出来る点を考えながら利用するのが重要です。

二つ目に紹介するのは「目的を見定めた業務改善」です。
目的がはっきりとしていない業務改善は、はっきり言って成功する可能性はほとんどありません。
というのも、目的が自分たちでも分かっていないため、どうなれば成功でどうなると失敗なのかの判断すら行なうことが出来ないためです。
これが成功なのか、失敗なのか、それすら判断出来ないというのは致命的な欠陥です。

実は成功しているにもかかわらず、通り越して改善を続け「過ぎたるは猶及ばざるが如し」という状況に陥ってしまう可能性もありえないとはいえません。
目的を定め、それに向かって邁進することが業務改善の基本です。

次に紹介するのは「非効率を改善する方法」です。
業務改善には2つの考え方があります。
1つは「得意分野を伸ばす改善」、もう1つは「苦手分野を打ち消す改善」です。
それぞれ行なうべき内容に違いがありますが、ここでは特について紹介します。

非効率を改善するためには、まず何故非効率になってしまっているのか?ということを把握しなければなりません。
ある意味では、業務改善の最大のポイントはこの「問題点のリサーチ」にあり、後者の改善については特にこの傾向が顕著です。

最後に紹介するのは「まずは見える化から」についてです。
見える化、というのは最近の業務改善においてよく言われる言葉です。
会社にとって、「不透明」「不明瞭」である、というのは大きな欠点となります。
この点を解決し、まずは問題点を明瞭にすることが重要になる、というのはすでに説明したとおりです。

では、実際に「見える化」を行なうためにはどのような手法を取る必要があるのでしょうか?
ここではそれについて紹介します。